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プレゼンテーションについて,誤解されがちな3つのこと

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プレゼンテーション。

 

苦手な人はその響きだけで、げんなりする単語です。ぼくもそのクチです。人前で何かをアピールするなんて、緊張するし恥ずかしいし。支離滅裂なことを話していないか、相手にちゃんと伝わっているか。もういっぱいいっぱいです。

 

一方で、プレゼンテーションが上手であるということはビジネスにおいて、大きな意味を持ちます。仕事を得る,という最初の一歩が,プレゼンテーションに懸かっているなんて,ザラにある話。また,プレゼンテーションによってアピールできることは、その内容だけに留まりません。話しているその人への信頼や,評価に繋がることもあります。ビジネスチャンスを掴むために、プレゼン能力は必須です。

 

そんなプレゼンテーションについて、先日プロに教えていただく機会がありました。プロに聞いたお話によるとプレゼンテーションについて,誤って認識されがちな3つのことがあるそうです。これに拘泥してしまっていたら、プレゼンテーションの成功は困難になるそうです。プロに教えてもらった、プレゼンテーションに関する3つの誤解をご紹介します。

 

資料をつくることがプレゼンテーションではない

プレゼンテーションをする際に、パワポを使う人が多いんじゃないでしょうか。しかも、大きな画面に投映しているのにも関わらず、同じものを紙に印刷して配ったりして。

 

資料を作ること自体は必要です。ただ、それは説明を補うものであったり、持ち帰ってもらうためのもの。プレゼンテーションの本質は、あくまでもトークです。資料によって伝えられるのであれば,それを配って終わりでいいんです。配った資料をプレゼンテーションで補足するのではなく,プレゼンテーションの補足のための資料であるべきです。資料に頼らず,言葉で説明ができなければ,プレゼンテーションはできないのです。

 

1対1で伝えることも,プレゼンテーションである

「プレゼンテーション」と聞いて想像する場面は,おそらく多くの人の前に立たされ,お話をする姿かと思います。会議室や講堂のような場所で,複数人を相手にして。しかし1対1で話をするのも,プレゼンテーションの一種であるのだそうです。

 

こちらの情報を相手に提示し,行動を促すことがプレゼンテーションの本質です。相手が何人であっても,その本質は同じ。相手に「伝える」行為であるという点は変わらないのです。

 

人前で話す人も,1対1なら緊張しないのではないでしょうか。相手によるか。でも,同じなんですよ。考えすぎたり,気を張りすぎる必要はないのです。

逆に,複数人の前ではないからと1対1での提案や報告の機会をナメるのも,褒められたことではありません。そうした機会であっても,プレゼンテーションの際のように用意をして臨むことが望ましいのです。

 

自分の言いたいことを伝えるのがプレゼンテーションではない

プレゼンテーションは,自分の提案なり報告なりを相手に伝えることから始まります。が,しかし。自分のアピールしたいこと,言いたいことだけを伝えても,相手には何も響きません。では,何を伝えるべきか。

 

相手の聞きたいことを,話すべきです。聞き手にとって特になること,聞き手が知りたいことを伝えることで,相手の気持ちを惹きつけ,その後の行動を促す。これが上級者の技なんだそうです。

 

難しいんですけどね。自分の話したいことと,相手の聞きたいことは必ずしも同じではありませんから。自分と聞き手の利害が一致しない場合なんかは特に。それでも,何かあるはずなんです。プレゼンテーションの機会にありつけている時点で,聞き手が期待していることが,何かしらあるはずなんです。ぜひ,探してください。

 

プレゼンテーションが上手なビジネスマンになりたいですなぁ。

読書感想文『伝える力』-池上彰が教える基礎

近年,飛ぶ鳥を落とす勢いの池上彰さん。その人気の秘訣は,わかりにくいことをわかりやすく伝えてくれるからではないでしょうか。

 

担当されていた「週刊こどもニュース」なんてのはその筆頭で,世界で起こっている様々なニュースを,子どもにもわかりやすく解説されていました。その番組は子どもをターゲットにしたものではありましたが,大人にとってもありがたい勉強の機会になっていたのではないかと思います。

 

その池上さんが,「伝える力」について書いた本書。続編も出ているベストセラーです。池上さんの伝える力のノウハウを,池上さんらしくわかりやすい平易な文章でまとめてくれた一冊です。

 

ある程度の社会経験を積めば,この本で目からうろこが落ちるような新たな発見は見つからないかもしれません。しかし改めて文章で整理されると,自分のコミュニケーションにおいて足りないところや,高めていきたい力について,再認識できるのではないかと思います。

伝える力は,組織で働く新入社員や,中堅社員,管理職にだって求められる力です。

 

新入社員のホウ・レン・ソウ

 社会人において重要なのは「ホウレンソウ」である,という話。入社した頃に教わることは多いでしょうし,学生の方も耳にされているのではないでしょうか。

 

社会人は学生の頃とは生活スタイルが変わるから,ホウレンソウで鉄分摂って頑張って,という意味です。身体は資本であります。

 

新入社員にホウレンソウを求めるのは,おそらくリスク管理を目的としている場合が多いのではないかと思います。管理職は,社員の動向を把握する必要があります。しかし新入社員は,まだその企業のイロに染まっておらず,どのような動きをするか予測しづらい。新入社員が持っている情報がその場限りで止まっていたり,勝手に処理されてはたまりません。その場合,責任を取るのは管理職です。

 

また新入社員への教育という観点からも有効です。相談すればそれだけ,先輩や上司がこれまで培ったノウハウを伝えられる機会が得られます。戦力として成長するために,周囲の人から多くのことを吸収していくことは必須です。

 

中堅社員の情報共有

会社の研修で,中堅社員に対しては情報の共有ということを念頭に置いて仕事をするよう教わりました。偉い人曰く,情報を共有し同僚の仕事を把握することで,自分の仕事が全体の中でどのような意味を持つものかを認識することが,中堅の社員には求められているとかなんとか。

 

で,組織で情報共有をする際にまず,自分の仕事を同僚に伝える力を養う必要がある,と。

例えば仕事を見える化しておくとか,普段からコミュニケーションを取り,状況を逐次報告しておくとか。

 

確かに,他者に自分の仕事を伝えるためには,自分の仕事を常に整理しておくことが必要になるので,効率化も図れるような気がします。

 

管理職の情報伝達

まず,部下に指示を出さなければいけません。

わかりやすく指示を出してくれる上司とわかりにくい指示を出す上司。その違いによって部下の仕事のやりやすさは大幅に異なります。長年,部下というポジションで働くぼくが言うので間違いありません。

 

そして,上司は部下を育成するという役割も担っています。

経験や仕事に関するノウハウを伝え,力を伸ばしていく。なんか,そういうことが好きな人っていますよね。いや,とてもいいことだと思います。

 

あとは他社,他部署との折衝。

無駄な仕事をもらってくんな。無理な仕事を引き受けんな。誰がやると思ってんだ。断れ。嫌われない程度に,カドが立たない程度に拒絶しろ。部下守れ。

 

 

組織で働く以上,どれほど経験を積んでもどのポジションにいても,伝える力は不可欠です。

この本で伝える力の基礎を確認し,歯車としての役割を全うしましょう。

 

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